Công nghệ

Microsoft Access dùng để làm gì? 10 Lý do nên sử dụng Access cùng với Excel

Để biết Microsoft Access dùng để làm gì? Vì sao nên sử dụng Access cùng với Excel thì bạn nên đọc bài viết dưới đây của KenhKienThuc.

Bạn vẫn chưa biết Access là gì? Microsoft Access dùng để làm gì? Vì sao đã có Excel rồi mà vẫn cần đến Access? Thì bài viết này KenhKienThuc sẽ giải quyết những thắc mắc đó giúp bạn. Cùng xem nhé!

Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền. Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.

Microsoft Access dùng để làm gì?

Microsoft Access dùng để làm gì?

Microsoft Access dùng để làm gì?

Microsoft Access không quá khó để sử dụng nó ở mức cơ bản. Access có khả năng phát triển giao diện người dùng ở mức đơn giản để người dùng có thể tiến hành nhập dữ liệu và lưu vào bảng dễ dàng.

Bạn có thể tạo một hệ thống thông tin dành riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trên Access rất nhanh chóng. Access sẽ giúp bạn quản trị cơ sở dữ liệu ở một số phân mảng của doanh nghiệp lớn như: quản lý thông tin các đầu mối khách hàng, các cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, quản lý đơn hàng, thông tin đặt hàng và thông tin sản phẩm.

Một số chức năng chính của Access là:

  • Chức năng thiết kế bảng
  • Chức năng lưu trữ
  • Chức năng cập nhật thông tin
  • Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin
  • Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau

10 Lý do nên sử dụng Access cùng với Excel

Access dành cho mọi đối tượng người dùng

Excel là một CSDL tệp phẳng, chứ không phải cơ sở dữ liệu có quan hệ. Khi phát triển các bảng đơn giản chúng ta có thể sử dụng Excel một cách thoải mái nhưng nếu muốn nhiều bảng dữ liệu có liên hệ với nhau thì Access là lựa chọn hàng đầu.

Khi dữ liệu có trong Access, bạn có thể tạo thêm nhiều bảng liên kết với nhau > tạo truy vấn, cấu trúc dữ liệu, xác định kiểu dữ liệu > chia sẻ và cập nhật với nhiều người dùng > Tạo ra các báo cáo, biểu mẫu có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Như hình minh họa bên dưới.

Phân lớp trong Access

Phân lớp trong Access

Có thể sao chép bảng Excel vào dữ liệu Access

Bạn có thể tạo bảng Access và hiển thị bảng ở dạng xem biểu dữ liệu, trông gần giống với một trang tính Excel.

Khi sao chép dữ liệu Excel dán vào Access, bạn không cần tạo bảng trước hay mở bảng ở dạng xem biểu dữ liệu. Access tự động hỏi bạn dữ liệu của bạn có tiêu đề hay chưa? rồi đưa ra dự đoán phù hợp với kiểu dữ liệu và tạo bảng Access

Chia sẻ dữ liệu từ Excel sang Access bằng liên kết dữ liệu

Cách để nhận lợi ích từ bảng Excel và Access là liên kết trang tính của hai bảng này với nhau.

Sử dụng liên kết Access khi bạn muốn dùng dữ liệu trong Excel nhưng cũng muốn tận dụng nhiều tính năng của Access, chẳng hạn như báo cáo và truy vấn. Bạn nên liên kết dữ liệu từ Access, thay vì từ Excel.

Di chuyển dữ liệu bằng cách nhập dữ liệu Excel vào Access

Nếu quyết định ngắt liên kết dữ liệu, bạn có thể nhập dữ liệu Excel vào Access bằng cách di chuyển chúng. Lưu ý rằng từ nhập có hai nghĩa khác nhau đối với Excel và Access.

Di chuyển dữ liệu Excel sang Access

Di chuyển dữ liệu Excel sang Access

  • Trong Excel, khi bạn nhập (hoặc kết nối), bạn tạo kết nối vĩnh viễn với dữ liệu có thể được làm mới.
  • Trong Access, khi bạn nhập, bạn đưa dữ liệu vào Access một lần nhưng không có kết nối dữ liệu vĩnh viễn. Khi bạn nhập dữ liệu, Access lưu trữ dữ liệu trong một bảng mới hoặc bảng hiện có mà không thay đổi dữ liệu trong Excel. Trong Access, bạn có thể nhập bất cứ hoặc tất cả các trang tính trong sổ làm việc Excel chỉ bằng một thao tác.

Kết nối dữ liệu Access từ Excel

Bạn cũng có thể kết nối lại dữ liệu Access với Excel. Để thực hiện điều này, tạo một kết nối trong Excel, thường được lưu trữ trong tệp Kết nối Dữ liệu Office (.odc), tới cơ sở dữ liệu Access và truy xuất tất cả các dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn.

Sau khi kết nối với dữ liệu, bạn cũng có thể tự động làm mới (hoặc cập nhật) sổ làm việc Excel của mình từ cơ sở dữ liệu Access gốc bất cứ khi nào cơ sở dữ liệu được cập nhật thông tin mới.

Sử dụng báo cáo Access với dữ liệu Excel

Khi dữ liệu của bạn nằm trong Access, bạn có thể tận dụng loạt công cụ tùy chỉnh và tạo báo cáo tuyệt vời. Bạn muốn tạo báo cáo, thiết kế và sửa đổi bố trí báo cáo theo thời gian thực với dữ liệu trực tiếp, di chuyển và đổi kích cỡ khối dữ liệu, thêm và loại bỏ các trường, xem ngay các thay đổi khi bạn xây dựng báo cáo.

Bạn muốn tương tác với báo cáo để tìm kiếm, lọc và sắp xếp dữ liệu trực tiếp.

Bạn muốn tự mình thêm tất cả các nút lệnh, số trang, ảnh, siêu kết nối và các kiểu chuyên nghiệp? Sử dụng nhiều trình hướng dẫn và bộ sưu tập điều khiển trong nhóm ControlsLayout trên tab Design của thanh công cụ.

Bằng cách sử dụng Access, bạn có thể dễ dàng tạo các báo cáo đơn giản, báo cáo nhóm và tóm tắt, nhãn thư, báo cáo đồ họa và báo cáo phụ.

Sử dụng báo cáo Access với dữ liệu Excel

Sử dụng báo cáo Access với dữ liệu Excel

Sử dụng biểu mẫu Access với dữ liệu Excel

Khi dữ liệu của bạn nằm trong Access, bạn có thể tận dụng nhiều công cụ tùy chỉnh và tạo biểu mẫu.

Trong Access, bạn có thể dễ dàng tạo biểu mẫu tách có tác dụng hiển thị biểu dữ liệu và dạng xem biểu mẫu đã đồng bộ hóa để có thể tận dụng tối đa cả hai. Sau khi tạo biểu mẫu đẹp mắt, bạn có thể dễ dàng cuộn, lọc và thậm chí tìm kiếm dữ liệu đằng sau biểu mẫu bằng cách sử dụng các nút dẫn hướng tiêu chuẩn và hộp tìm kiếm ở cuối biểu mẫu.

Sử dụng biểu mẫu Access với dữ liệu Excel

Sử dụng biểu mẫu Access với dữ liệu Excel

Lọc, sắp xếp, truy vấn trong Access tương tự trong Excel

Dù sử dụng sản phẩm nào, bạn đều lọc dữ liệu để làm việc với tập hợp con dữ liệu và sắp xếp dữ liệu thành thứ tự theo cách bạn muốn. Trong Access, người dùng Excel có thể lọc và sắp xếp dữ liệu ở dạng xem biểu dữ liệu mà không cần phải tìm hiểu lại giao diện người dùng hoàn toàn mới.

Lọc, sắp xếp, truy vấn trong Access tương tự trong Excel

Lọc, sắp xếp, truy vấn trong Access tương tự trong Excel

Thực hiện phối thư và tạo nhãn dán

Bạn có thể sử dụng bảng hoặc truy vấn Access dưới dạng nguồn dữ liệu phối thư và tạo hoạt động phối thư bằng cách sử dụng Word Mail Merge Wizard cho thư, thiệp, thư email và phong bì. Nếu bạn chỉ cần tạo nhãn thư, sử dụng Label Wizard trong Access để tạo và in nhãn từ báo cáo bạn tạo. Bạn thậm chí có thể tự động thêm mã vạch tương ứng với từng địa chỉ khách hàng.

Thực hiện phối thư và tạo nhãn dán

Thực hiện phối thư và tạo nhãn dán

Kết hợp Excel và Access với công nghệ SharePoint

Cả Access và Excel đều cung cấp lệnh để kết nối với dữ liệu trong các danh sách SharePoint.

  • Excel cung cấp kết nối chỉ đọc (một chiều) đến các danh sách SharePoint đã kết nối
  • Access cho phép bạn đọc và ghi (hai chiều) dữ liệu trong các danh sách SharePoint đã kết nối. Danh sách Access và SharePoint hoạt động rất tốt với nhau.

Excel cung cấp các điểm tích hợp sau đây với SharePoint Server.

Kết hợp Excel và Access với công nghệ SharePoint

Kết hợp Excel và Access với công nghệ SharePoint

Lời Kết

KenhKienThuc đã chỉ ra Microsoft Access dùng để làm gì? và những lý do mà bạn nên dùng Access cùng với Excel để quản lý dữ liệu của mình.

Nếu bạn lưu trữ dữ liệu trong Access và có kết nối với dữ liệu từ Excel, bạn sẽ nhận được lợi ích từ 2 ứng dụng này.

Bạn đã hiểu rõ lợi ích nên chọn Access đi cùng với Excel rồi chứ? Bây giờ bạn có thể thực hành quản lý dữ liệu công việc của mình trên Access một cách tối ưu nhất. Chúc bạn thực hiện thành công.

Nếu thấy bài viết hay hãy Like, Share để nhiều người tiếp cận được thông tin hữu ích này nhé. Cảm ơn đã đọc chia sẽ của chúng tôi.

(Tham khảm nguồn: Microsoft)

Back to top button